DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION

En Paraguay, la Ley 1.328/98 sobre Propiedad Intelectual asegura el derecho del autor sobre sus creaciones artísticas o intelectuales, estableciendo con respecto a las obras musicales, lo siguiente:

1. Para utilizar públicamente una obra musical se debe obtener la autorización del autor, por medio de una licencia.
2. Para utilizar públicamente un fonograma (cassette, disco compacto, etc.) es necesaria también la licencia de los artistas intérpretes y de los productores. Estos no son derechos de autor, sino los denominados derechos conexos.

En General, existen dos tipos de derecho ampliamente aceptados:

A) Derecho de Ejecución Pública

1. Derechos de Autor
2. Derechos Conexos

B) Derechos Fonomecánicos o de Reproducción

El principio fundamental de justicia y respeto hacia la labor desarrollada por los creadores - sustento los derechos de autor y conexos - es reconocido mundialmente. Por ello, una de las tareas fundamentales de APA consiste en difundir y trabajar por la comprensión de sus postulados, para defender así la creación artística e intelectual.

Es deber de  APA ofrecer a los creadores herramientas para el control y administración de sus obras musicales, autorizando el uso de ellas, recaudando los derechos correspondientes y liquidando estos derechos en cuentas individuales, de la forma más oportuna, eficaz, y al menos costo posible, incidiendo de manera importante en el desarrollo de la cultura del país.

Una de las principales tareas de las sociedades de gestión está en "ORGANIZAR LA DOCUMENTACION DE LAS OBRAS MUSICALES" siguiendo los siguientes pasos:

1. Documentar el Repertorio Local con CALIDAD (considerando los contratos)

2. Numerarlo con ISWC (International Stándar World Code) 

3. Publicarlo para el resto de sociedades (LatinNet)

4. Importar el repertorio de las demás Sociedades (LatinNet) y, en su caso, aplicarle las Sub-Ediciones Locales

Es un deber y obligación de las Entidades de Gestión Colectiva, como buenos administradores, conocer en qué países está siendo explotado el repertorio de sus autores y de qué modo.

La Sociedad General de Autores y Editores (SGAE) brinda servicios de asistencia técnica a sociedades latinoamericanas a través de:

• El repertorio y su Gestión bajo estándares

• El SGS “Módulo de Documentación”

• El SGS como Sistema

• Latinnet – SGS Net

Actualmente APA esta en pleno uso del módulo de documentación para obras musicales.

SGS DOCUMENTACIÓN, nos permite;

• Gestionar el proceso de Documentación de nuestra Sociedad.
• Implementa las bases de datos de Territorios, Derechohabientes, Obras, Grabaciones, Soportes y Socios.
• Son destacables su Motor de Búsqueda y su módulo de Intercambios Electrónicos de Obras. 

La documentación constituye el primer contacto entre el autor y su sociedad de gestión. La declaración de las obras y su ingreso en una base de datos local computarizada, seguida de la transmisión de la información a las otras sociedades de autores, permitiendo dar una fecha cierta y probar a los usuarios la existencia del repertorio administrado por la sociedad.

Además, los autores deben proporcionar a la sociedad toda otra documentación o información, sobre obras, que sea necesaria para ejercer la gestión que le es confiada.

El documento base con que cuentan las sociedades para la declaración de una obra, por parte de sus miembros, cuyo formato es determinado por ellas mismas, es el boletín de declaración de obras.  En esta declaración, el socio debe entregar, a lo menos, dos clases de información:

• Datos imprescindibles:

• título de la obra
• subtítulos u otras denominaciones
• género de la obra
• todos los derechohabientes interesados en la obra
• sus nombres completos
• sus categorías (autor, compositor, traductor, adaptador... etc)
• sus porcentajes de reparto
• el nombre del o los editores, con sus porcentajes de reparto

• Datos accesorios:

• Contratos de cesión o edición
• instrumentación
• el o los intérpretes
• estreno público
• grabaciones
• y los que la sociedad estime adecuados a sus propios fines.

Sobre la base de estas indicaciones las sociedades forman su repertorio de obras nacionales, el cual debe contener una documentación completa y clara de las obras administradas, que permita informar rápida y detalladamente en todo tiempo sobre su contenido y los titulares de los derechos de explotación.  Por el volumen que adquiere esta información sólo resulta posible hoy en día su manejo computacional, a efectos de facilitar las labores de información, identificación y reparto.

La mayoría de las sociedades exigen a sus miembros adjuntar al boletín de declaración un ejemplar de la obra para fines de prueba, esto es, partitura y letra.

Si estos documentos se llevan en un archivo o se fotocopian, las sociedades se constituyen en verdaderas garantes de la cultura del país, en el ámbito de su competencia. La conservación de documentos justificativos o copias no sólo resulta necesaria si se pierden los originales, sino que facilita en muchos casos la solución de conflictos entre asociados y eventualmente el estudio de la cultura de un país en un período determinado.